Als Copilot leest, is een bestand dan inactief?

Tijdens mijn sessie over file-level archiving bij M365 NN in Groningen op 31 oktober 2026 kwam er een vraag uit het publiek: wat gebeurt er als niemand een document meer opent, maar Copilot het wel gebruikt?

Die vraag bleef hangen. In mijn eerdere blog File-level archiving in Microsoft 365: minder ruis, lagere kosten beschreef ik hoe archiveren helpt om oudere content buiten het bereik van Copilot te houden. Maar wat als die oudere content nog steeds een bruikbare bron is, alleen zonder dat iemand het bestand zelf opent?

Microsoft documenteert het antwoord inmiddels expliciet. Als Copilot een bestand als bron raadpleegt, werkt dat de Last access date niet bij. Het bestand kan daardoor voor automatische archivering in aanmerking komen. Zodra het is gearchiveerd, gebruikt Microsoft Copilot die content niet meer.

Wat de Inactive files policy doet en hoe je begint

De nieuwe Inactive files policy in SharePoint Advanced Management automatiseert het archiveren van bestanden binnen SharePoint-sites die in gebruik blijven. De selectie gebruikt de geregistreerde laatste menselijke toegang, niet de laatste wijziging. Alleen bestanden die aan de eligibility rules voldoen, komen in aanmerking. Je kiest een inactiviteitsdrempel van 6 tot 48 maanden, standaard 24. Met SelectedSites beperk je de policy tot opgegeven sites; met AllSites neem je alle eligible SharePoint-sites mee, met expliciete site-exclusions. Optioneel kun je bestandsextensies opnemen of uitsluiten.

Zodra de policy beschikbaar is voor jouw tenant, begin je met een beperkte pilot. In de beschreven preview beheer je die via PowerShell. Aanmaken is niet activeren: stel IsWhatIfMode $true in, configureer de scope en zet de status apart op Active. De policy evalueert en rapporteert dan zonder bestanden te archiveren. Bespreek de resultaten met de inhoudseigenaren en pas waar nodig de selectie aan. Schakel pas daarna naar IsWhatIfMode $false voor enforcement, met de status nog steeds op Active.

Vooraf heb je het vereiste SharePoint Advanced Management entitlement, Microsoft 365 Archive en de toepasselijke pay-as-you-go billing nodig. Als Microsoft het huidige GA-doel voor december 2026 haalt, wordt de policy algemeen beschikbaar. Dat doel is geen garantie voor beschikbaarheid in jouw tenant. De Learn-uitleg beschrijft de werkwijze; roadmap-item 573699 vermeldt de planning.

De policy kijkt naar menselijke toegang

De Inactive files policy in SharePoint Advanced Management selecteert bestanden op basis van de Last access date, afgekort LAD. Volgens Microsoft is dit de geregistreerde datum waarop een mens het bestand voor het laatst benaderde. Toegang door AI-agenten, applicaties, scripts en systemen werkt deze datum niet bij.

Opent een gebruiker vanuit Copilot het bestand zelf, dan is dat wel menselijke toegang. Alleen informatie uit een Copilot-antwoord ontvangen telt niet als het zelf benaderen van het bronbestand.

Bij de policy stel je een inactiviteitsperiode in van 6 tot 48 maanden. De standaardwaarde is 24 maanden. Ligt de geregistreerde LAD vóór de cutoff van de policy, dan kan het bestand voor archivering in aanmerking komen. De overige eligibility rules blijven gelden. Een oude LAD betekent dus niet dat ieder bestand automatisch wordt gearchiveerd.

Een procedure die niemand opent, maar die nog wel wordt gebruikt

Stel dat een organisatie een actuele procedure voor leveranciersbeoordeling op een SharePoint-site heeft staan. Medewerkers stellen hun vragen erover aan Microsoft 365 Copilot. In dit fictieve voorbeeld gebruikt Copilot het document als bron, maar opent niemand meer het oorspronkelijke bestand.

De tijdlijn ziet er zo uit:

• Augustus 2025: een medewerker benadert het document. Dit is de laatste geregistreerde menselijke toegang.
• Daarna, tot en met oktober 2026: medewerkers krijgen via Copilot informatie uit de procedure. Niemand benadert het bestand zelf. De LAD blijft staan op augustus 2025.
• Vanaf november 2026, mits de preview beschikbaar is: de beheerder stelt een policy met een drempel van 12 maanden in voor deze site. Bij verwerking in november ligt de cutoff in november 2025. Archivering kan zodra een actieve policy buiten What-If het bestand verwerkt en het aan de overige voorwaarden voldoet, niet gegarandeerd in november.
• Na archivering: Microsoft Copilot gebruikt de gearchiveerde procedure niet meer als bron.

Die 12 maanden zijn hier een rekenvoorbeeld, geen advies voor jouw tenant. Het punt is dat de informatie tot vlak vóór archivering nog via Copilot kon worden gebruikt, zonder dat dit de selectie door de policy veranderde.

Welke antwoorden Copilot daarna geeft, hangt af van de overige beschikbare bronnen. Je kunt hieruit niet afleiden dat Copilot geen antwoord meer geeft of automatisch een verkeerd antwoord geeft. Wel valt deze procedure weg als bruikbare bron.

Inactief is niet hetzelfde als overbodig

Bij achterhaalde projectdocumenten kan het juist wenselijk zijn dat Copilot ze niet meer gebruikt. Bij een nog geldige procedure of een naslagdocument kan hetzelfde archiveringsgedrag ongewenst zijn.

Dat is een governancekeuze. De beheerder stelt de technische selectie in, maar de inhoudseigenaar moet beoordelen welke informatie beschikbaar moet blijven. Alleen naar de laatste toegangsdatum kijken is daarvoor te beperkt.

Bespreek daarom met de inhoudseigenaren welke sites bedoeld zijn als actieve kennisbron. Een afgerond project en een kennisbank kunnen allebei weinig rechtstreeks geopende bestanden bevatten. Dat maakt ze nog geen geschikte kandidaten voor dezelfde archiveringsaanpak.

Eerst kijken wat de policy zou doen

Begin met een kleine pilot: zet de policy op Active met IsWhatIfMode $true. Dan evalueert en rapporteert de policy zonder bestanden te archiveren. Met Get-SPOFileArchivePolicyReport haal je runrapporten op met verwerkte sites, aantallen bestanden die zouden worden gearchiveerd, de verwachte opslag en redenen voor de uitkomsten.

Gebruik dit als eerste inschatting. De resultaten garanderen niet dat alle sites en bestanden binnen de ingestelde scope zijn verwerkt of dat echte archivering precies hetzelfde uitpakt. Microsoft documenteert ook geen gegarandeerde lijst met bestandsnamen en URL’s. Willen inhoudseigenaren afzonderlijke bestanden beoordelen, dan is daarvoor een aanvullende inventarisatie nodig.

Houd rekening met ontbrekende of vertraagde toegangsgegevens. Microsoft noemt juli 2025 als datakwaliteitsgrens: oudere menselijke toegang kan ontbreken. Recente menselijke toegang kan pas na maximaal 30 dagen zichtbaar zijn in de Last access date (LAD). What-If vult die historie niet aan; even een bestand openen is dus geen betrouwbare manier om aanstaande archivering te voorkomen.

Maak uitzonderingen bewust en test het gevolg voor Copilot

Een praktische aanpak voor je pilot:

1. Kies enkele SharePoint-sites met betrokken inhoudseigenaren. Leg vooraf vast welke kennis direct beschikbaar moet blijven, ook voor Copilot.
2. Start met een actieve policy in What-If-modus zoals hierboven beschreven. Controleer de scope en verwerking en bespreek de uitkomsten. Simulatieresultaten zijn geen garantie voor de uiteindelijke archivering.
3. Pas de scope aan: met SelectedSites neem je alleen bedoelde sites op; bij AllSites kun je sites uitsluiten. Een site-uitzondering is grof: de hele site valt buiten deze policy. Filetypefilters selecteren op extensie, niet op inhoud, en bieden dus geen inhoudelijke documentuitzondering.
4. Test vóór echte archivering enkele herkenbare kennisvragen en noteer welke bronnen Copilot gebruikt. Voer daarna een beperkte enforcement-run uit met IsWhatIfMode $false en status Active. Herhaal de Copilot-test pas na bevestigde echte archivering, niet na alleen What-If. Bespreek ontbrekende bronnen met de inhoudseigenaar. Eén testantwoord bewijst niet dat een document nooit wordt gebruikt.
5. Spreek af wie beslist over uitzonderingen en reactivatie. Een site achteraf uitsluiten draait eerdere archivering niet terug en beschermt niet tegen een andere policy of handmatige archivering. Omgekeerd voorkomt het uitschakelen van de handmatige Archive-actie geen automatische policyarchivering.

Zo voorkom je dat opslagbeheer ongemerkt bepaalt welke kennis je organisatie via Copilot kan raadplegen.

Houd de planning apart van de werking

Deze automatische policy moet je onderscheiden van handmatige file-level archiving. Oktober 2026 was volgens Microsoft Learn de doelmaand voor de public preview. Die maand is op 2 november verstreken, terwijl roadmap-item 573699 nog op In development staat, met preview in oktober en GA in december 2026. Learn noemt eind 2026 voor algemene beschikbaarheid. Deze planning bevestigt geen beschikbaarheid in jouw tenant.

Wanneer de preview voor jouw tenant beschikbaar is, beheer je de policy volgens de beschreven werkwijze alleen via PowerShell. Ondersteuning via de SharePoint Admin Agent is gepland vóór GA. Je hebt het vereiste SharePoint Advanced Management entitlement nodig, naast Microsoft 365 Archive en de toepasselijke pay-as-you-go billing. Controleer die voorwaarden voordat je een pilot start. De planningsdatums zijn doelen en kunnen wijzigen.

Mijn conclusie

De vraag uit Groningen raakt voor mij de kern: een bestand dat niemand meer opent, kan nog steeds informatie leveren die medewerkers gebruiken.

Copilot dat een bestand als bron raadpleegt, houdt de LAD niet actueel; een gebruiker die vanuit Copilot het bestand zelf opent, levert wel menselijke toegang. Na archivering vervalt het bestand als Copilot-bron. De keuze is aan je organisatie: welke informatie mag op basis van menselijke inactiviteit naar het archief, en welke kennis moet beschikbaar blijven?

Begin met What-If, beoordeel de uitkomsten met de inhoudseigenaren en regel uitzonderingen vóór echte archivering. Een toegangsdatum is een bruikbaar selectiesignaal. Het oordeel dat informatie overbodig is, moet je zelf blijven maken.

Bronnen

Officiële Microsoft-bronnen, gecontroleerd op 2 november 2026:

• Manage inactive files policy with SharePoint Advanced Management: definitie van LAD, eligibility, datakwaliteit, simulatie, scope en previewvoorwaarden.
• Microsoft 365 Archive FAQ: gearchiveerde content wordt niet gebruikt door Microsoft Copilot.
• Microsoft 365 Roadmap, item 573699: planning van de Inactive files policy. Status en maanden gecontroleerd in de officiële Roadmap-feed.