Inactive files policy: SharePoint archiveert je oude bestanden voortaan zelf

In mei schreef ik over file-level archiving in Microsoft 365: je kunt losse bestanden naar cold storage verplaatsen zonder de hele site te archiveren. Ik sloot toen af met de vraag die bij elke workshop terugkomt: kan dat ook automatisch?

Nu kan het. SharePoint Advanced Management krijgt een Inactive files policy (roadmap 573699). Bestanden die een door jou gekozen periode niet zijn geopend, gaan automatisch naar de cold-storage tier van Microsoft 365 Archive. De public preview loopt sinds oktober 2026, de algemene beschikbaarheid staat gepland voor december 2026.

Het is een goede functie met een duidelijke business case. Zet je hem aan zonder plan, dan krijg je ook een duidelijke piek in supporttickets.

Wat doet de policy?

Je stelt een beleid in dat kijkt naar de last access date van een bestand, dus wanneer het voor het laatst is geopend. Wijzigingen tellen hier niet als criterium. De belangrijkste instellingen:

Drempel: tussen 6 en 48 maanden inactiviteit. De standaardwaarde is 24 maanden.
Scope: alle SharePoint-sites, alle OneDrive-accounts of alleen geselecteerde sites. Bij alle sites kun je specifieke sites uitsluiten. Eén policy bevat maximaal 1.000 sites, inclusies en exclusies samen.
Bestandstypen: je kunt bestandstypen opnemen (bijvoorbeeld alleen .docx en .pdf) of juist uitsluiten.
What-If mode: de policy rapporteert wat hij zou archiveren, zonder dat er iets gebeurt.

Bestanden blijven staan waar ze staan. Ze behouden hun metadata, permissies, versiegeschiedenis, sensitivity labels en retentie-instellingen. Ze verhuizen alleen naar een goedkopere opslaglaag en vallen buiten het bereik van Copilot.

Een paar bestandstypen slaat de policy altijd over, ongeacht je filters: onder andere OneNote-bestanden, SharePoint-pagina’s (.aspx), .js, .css en .json. Ook de Site Assets-bibliotheek valt buiten file-level archive.

Wat is er veranderd sinds mei?

Een paar dingen uit mijn eerdere blog kloppen inmiddels niet meer:

De wachttijd na heractivatie is 120 dagen, geen 30. Activeert een gebruiker een bestand opnieuw, dan kan het pas na 120 dagen weer worden gearchiveerd, handmatig of via een policy.
OneDrive doet mee. Met het policytype AllODBSites kun je ook OneDrive-accounts in scope nemen.
Zoeken werkt anders dan ik toen schreef. Volgens de huidige documentatie blijft gearchiveerde content vindbaar via de zoekfunctie voor eindgebruikers, Purview Content Search en eDiscovery. Openen kan pas na heractivatie.
Automatische policies komen later dan gepland. Ze zaten in de planning voor juli, maar het is december geworden.

Preview-functies blijven veranderen. Check daarom altijd de actuele documentatie op Microsoft Learn voordat je iets inricht.

Waarom je dit wilt

In bijna elke tenant die ik zie staat jarenlange content die niemand meer opent: gemigreerde fileshares, afgeronde projectsites, exports uit systemen die al lang zijn uitgezet. Die content kost opslag en vervuilt je Copilot-antwoorden.

Het rekenvoorbeeld uit mijn eerdere blog blijft geldig. Een organisatie met 250 licenties heeft 3.500 GB opslag inbegrepen. Zit je daar 1.000 GB boven, dan betaal je ongeveer €200 per maand aan extra opslag. Verplaats je die 1.000 GB aan oude bestanden naar het archief, dan betaal je ongeveer €50 per maand. Heractiveren van een bestand is gratis.

Het verschil met handmatig archiveren is dat het nu structureel gebeurt. Je hoeft niet te wachten tot een site-eigenaar tijd vindt om op te ruimen, want dat gebeurt in de praktijk nooit.

Wat je regelt voordat je hem aanzet

1. Bepaal wie archivering beheert

Dit is niet de enige route naar het archief. Gebruikers kunnen handmatig archiveren, SharePoint-beheerders krijgen deze policy, en Microsoft Purview krijgt een Archive-actie in retentiebeleid en retentielabels (MC1325441). Dat zijn drie routes naar dezelfde cold tier, en ze liggen vaak bij verschillende teams.

Spreek af welke route welke content beheert. Wil je archivering centraal regelen, dan kun je de handmatige Archive-knop voor gebruikers uitzetten terwijl de policy gewoon blijft werken:

Set-SPOTenant -AllowFileArchive $false

2. Last accessed is een signaal, geen oordeel

Jaarverslagen, contracttemplates, auditbewijs en bestuursstukken worden soms meer dan een jaar niet geopend en zijn dan nog steeds belangrijk. Sluit sites met dit soort content uit, of gebruik bestandstype-exclusies.

Er is ook een technische kanttekening. Microsoft geeft aan dat de last access date pas sinds juli 2025 betrouwbaar wordt vastgelegd. Daarvoor kunnen sommige clients geen toegangssignaal hebben doorgegeven. Met een drempel van 24 maanden kijk je vandaag terug tot oktober 2024, dus deels in de periode met onvolledige data. Een bestand kan dan inactief lijken terwijl het dat niet is. Wees daarom bij kritieke data voorzichtig met lange terugkijkperiodes, of sluit die data voorlopig uit.

3. Weet welke apps nog niet meewerken

Dit punt vind ik zelf het meest onderschat. Niet alle Microsoft 365-apps gaan al goed om met gearchiveerde bestanden. Microsoft noemt onder andere:

Word for the web en PowerPoint for the web
De mobiele apps van Teams, OneDrive en SharePoint
De OneDrive sync client op macOS en op oudere Windows-versies
Office desktop-apps zonder updates sinds 1 maart 2026
Power BI en Clipchamp bij het importeren van gearchiveerde content

Gebruikers kunnen dan vage foutmeldingen krijgen in plaats van een duidelijke melding dat het bestand gearchiveerd is. Een collega op een Mac die via de sync client een map opent, ziet niet vanzelf waarom een bestand niet opent. Precies daar ontstaan de tickets.

4. Test Copilot en agents

Gearchiveerde content valt buiten Copilot. Dat is meestal precies wat je wilt. Heb je een agent die leunt op een kennisbank met oudere documenten, test dan wat er gebeurt als die documenten verdwijnen. Een agent die ineens “geen informatie gevonden” antwoordt, is niet het verbeterde Copilot-resultaat waarop je hoopte.

5. Informeer site-eigenaren en de servicedesk

In de preview werkt de policy alleen via PowerShell. Site-eigenaren zien dus nergens een instelling, alleen ineens archieficonen bij hun bestanden. Communiceer vooraf, niet achteraf.

Geef de servicedesk een kort script mee: hoe herken je een gearchiveerd bestand, hoe heractiveer je het (iedereen met leesrechten kan dat zelf in de browser), en wat doe je als een app een onduidelijke foutmelding geeft (open het bestand via SharePoint in de browser).

Zo zet je de policy op

Voorwaarde: Microsoft 365 Archive staat aan en pay-as-you-go billing is gekoppeld via een Azure-subscription. De policy zelf valt onder SharePoint Advanced Management, dus controleer of je licenties dat dekken.

Je maakt de policy aan in What-If mode, beperkt tot een paar pilotsites:

Connect-SPOService -Url https://contoso-admin.sharepoint.com

New-SPOFileArchivePolicy -Name "Pilot inactieve bestanden" `
    -PolicyType SelectedSites `
    -LastAccessDateCriteria 24 `
    -IsWhatIfMode $true

# PolicyId opzoeken
Get-SPOFileArchivePolicy

Voeg daarna de pilotsites toe en activeer de policy. Omdat What-If aanstaat, wordt er nog niets gearchiveerd:

Add-SPOSiteToFileArchivePolicy -PolicyId "<PolicyId>" -Site "https://contoso.sharepoint.com/sites/projecten"
Add-SPOSiteToFileArchivePolicy -PolicyId "<PolicyId>" -Site "https://contoso.sharepoint.com/sites/hr"

Set-SPOFileArchivePolicy -PolicyId "<PolicyId>" -State Active

Na een run bekijk je het rapport. Daarin zie je hoeveel bestanden en hoeveel opslag de policy zou archiveren. Rapporten blijven twaalf maanden bewaard.

Get-SPOFileArchivePolicyReport -PolicyId "<PolicyId>"

Ben je tevreden, dan zet je What-If uit:

Set-SPOFileArchivePolicy -PolicyId "<PolicyId>" -IsWhatIfMode $false

Voor de verantwoording achteraf: in de audit log vind je elke archivering onder de activiteit Archived file (FileArchived). Archiveert de policy een bestand, dan staan het policy-ID, de policyversie en de last access date van het bestand in het event.

Een uitrol die werkt

De aanpak die ik zou kiezen:

Kies drie tot vijf sites met verschillende content. Bijvoorbeeld een projectsite, een afdelingssite en de site waar die oude fileshare-migratie uit 2021 in staat.
Draai What-If en deel de resultaten met de eigenaren van die content. Vraag welke bestanden of sites ze absoluut niet in het archief willen.
Verwerk de exclusies en activeer met een conservatieve drempel. 24 maanden is een redelijk startpunt, met de kanttekening over de last access-data van vóór juli 2025.
Kijk een maand mee. Hoeveel heractivaties komen er binnen? Komen er vragen over Copilot? Welke apps geven problemen?
Breid site voor site uit. Ga pas naar AllSites als je weet wat je kunt verwachten.

Bij een organisatie met een grote gemigreerde fileshare zou ik daar beginnen. Die content is vaak al jaren niet aangeraakt, de eigenaar is meestal wel te vinden, en de besparing is direct zichtbaar.

Tot slot

De Inactive files policy maakt archiveren eindelijk iets wat structureel gebeurt in plaats van iets wat op de to-do-lijst blijft staan. De techniek is daarbij het makkelijke deel. Het risico zit niet in de functie, maar in de verrassing bij gebruikers.

Begin daarom met de afspraken: wie beheert archivering, welke content is uitgezonderd en hoe helpt de servicedesk. Draai eerst What-If. Dan ben je klaar wanneer de functie in december algemeen beschikbaar komt.

Bronnen